e-conomic integration: hvad der kan automatiseres, og hvad det koster

Hvad en kobling til e-conomic faktisk kan flytte

Næsten alle spørger om prisen, inden de har gjort op, hvad der skal flytte sig. Det er den omvendte rækkefølge, for prisen følger objekterne. Her er de syv ting, der normalt skal over, hvad en færdig connector klarer, og hvor den giver op.

Objekt	Retning	Færdig connector	Hvor det brækker
Ordre bliver salgsfaktura	Webshop → e-conomic	Ja	En bogført faktura kan ikke rettes, kun krediteres
Kunde bliver debitor	Webshop → e-conomic	Ja	Dubletter, når kunden skifter e-mail eller handler som både privat og firma
Varer og varenumre	Begge veje	Delvist	Én vare med tre varianter er tre varenumre i regnskabet
Lagerbeholdning	Lager → webshop	Delvist	e-conomic er et regnskabssystem, ikke et lagersystem
Betaling og afstemning	Gateway → e-conomic	Ja, for de store gateways	Gebyrer og samlede udbetalinger skal splittes, før de passer
Kreditnota og retur	Webshop → e-conomic	Delvist	Delvis retur, fragt der ikke refunderes, bytte frem for retur
Kundespecifikke priser	e-conomic → webshop	Nej	Prisgrupper og rabataftaler har ingen plads i en standardconnector

Mønstret er det samme hver gang. Det der kun går én vej og ikke skal regnes om bagefter, kan en standardconnector. Det der skal afstemmes, splittes eller sendes tilbage, kan den ikke. Hvis din liste kun indeholder de fire første rækker, skal du ikke have nogen til at kode noget.

De tre veje og hvad de koster

Der er reelt tre måder at komme fra webshop til e-conomic. En færdig app til præcis den ene kobling, en integrationsplatform der kan flere flows, eller kode du selv ejer.

Vej	Opstart	Løbende	Hvad du får
Færdig app til én kobling — fx 2app's Shopify-til-e-conomic	999 kr.	99 kr./md.	Varer, kunder og ordrer én vej. Ingen knapper at skrue på
Integrationsplatform — fx Pairy	0 kr.	149 kr./md. (op til 50 ordrer), 349 kr./md. (op til 500), 699 kr./md. (op til 3.000)	Ordrer, debitorer, varer, betalinger, returneringer og lager. Synk hvert 30.–60. minut
Egen kode	12.600–63.000 kr. (18–45 timer à 700–1.400 kr.)	500–2.000 kr./md.	Præcis de felter og regler du har brug for, plus logning du selv kan læse

Pairys mellemste trin er 3.500 kr. om året ved årlig betaling. Det er to til tre timers udviklerarbejde. Den eneste grund til at vælge kode på en kobling, en platform allerede kan, er at din kobling ikke er den, de har bygget.

Posteringerne er den regning, ingen regner på

Her er den, der overrasker folk. e-conomics pris afhænger af, hvor mange posteringer du laver om året, og en integration laver posteringer. Hver ordre, der kommer automatisk ind som faktura, trækker en række i regnskabet med sig — og betaling, gebyr og eventuel kreditnota trækker flere.

Trappen på Smart-pakken ser sådan ud: 399 kr. om måneden ved 1.000 posteringer om året, 549 kr. ved 2.000, 799 kr. ved 5.000, 999 kr. ved 10.000 og 1.349 kr. ved 25.000. Alle beløb er ekskl. moms, og det samme mønster gælder Basis, Plus og Komplet.

Regn på dit eget tal, inden du bestiller noget. 100 ordrer om måneden er 1.200 ordrer om året, og med faktura, betaling og gebyr på hver er du omkring 3.600 posteringer, før bogholderens egne posteringer er lagt oveni. Du er altså forbi 2.000-trinnet og på vej mod 5.000. Det er ikke et argument mod at automatisere — manuel indtastning giver de samme posteringer, bare langsommere. Men det hører med i budgettet, og det gør det næsten aldrig i et tilbud.

Én ting kan du gøre gratis: lad integrationen logge ind som en udvikler-bruger. e-conomic har både gratis roller og betalte, og en almindelig bruger koster 149 kr. om måneden. Giver du integrationen en betalt brugerlicens, i stedet for en af de gratis roller, betaler du 1.788 kr. om året for ingenting.

Tre steder e-conomic-koblinger brækker

Bogført er bogført

Når en faktura først er bogført, kan den ikke rettes. Den skal krediteres, og så skal der laves en ny. Det betyder, at integrationen skal have en holdning til, hvornår den bogfører: med det samme, eller først når ordren er pakket og betalt. Bogfører du for tidligt, bliver hver eneste adresserettelse og hvert eneste bytte til to ekstra dokumenter i regnskabet — og til to ekstra posteringer, jævnfør trappen ovenfor.

Førstegangsimporten rammer takstgrænsen

e-conomics offentlige API bruger en token-model med cirka 2.000 tokens i buffer og cirka 30 tokens i genopfyldning pr. sekund, hvor et kald koster 1, 5 eller 13 tokens alt efter, hvad det gør. Når bufferen er tom, får du HTTP 429. Det rammer aldrig den daglige drift, men altid dagen hvor hele ordrehistorikken skal over. Samme dokumentation nævner, at kald med en kendt Idempotency-Key koster 0 tokens — og det er i øvrigt også det, der sikrer, at et gentaget forsøg ikke laver to fakturaer på samme ordre. Kræv den nøgle i løsningen. Mere om det i hvad en systemintegration koster, og hvor den går galt.

Lageret bor ikke i e-conomic

e-conomic kan føre lager, men det er ikke et lagerstyringssystem. Har du varianter, flere lokationer, følgesedler eller plukkelister, ender du med et tredje system imellem — og så er det ikke én integration mere, men to. Det er den samme erkendelse som i en B2B-webshop, hvor kundespecifikke priser og godkendelsesflow næsten altid tvinger kode frem.

Hvad du skal have på skrift inden byggestart

• Feltlisten og retningen. Hvert objekt, hver vej, hver enhed. Ikke "ordredata overføres".
• Bogføringstidspunktet. Hvornår bliver en ordre en bogført faktura, og hvad sker der, hvis kunden ændrer den bagefter.
• Kontoplanen. Hvilken salgskonto, hvilken momskode, og hvad der sker ved EU-salg og salg til privatpersoner uden for Danmark.
• Delvis retur. Den dukker op i måned to og er altid dyrere at rette end at aftale på forhånd.
• Adgangen i dit navn. API-aftalen og grant-nøglen skal stå på din e-conomic-aftale, ikke hos leverandøren. Ellers kan du ikke skifte leverandør uden at bygge forfra.

Og hvis du stadig er ved at vælge platform, så er feltlisten også det, der afgør, hvilken platform du skal have: den hører hjemme i budgettet sammen med resten af hvad en webshop koster.